Excel en la Empresa

Excel empresarial y sus beneficios

Excel una herramienta de Microsoft que se ha convertido en algo fundamental para las empresas. Proporcionando infinidad de opciones para sacar el óptimo desempeño a la hora de resolver situaciones que tienen que ver que números, Excel es la herramienta más solicitada dónde las empresas han decidido invertir en la capacitación de sus empleados.

Las empresas en general sin hablar de solo aquellas empresas gigantescas o dedicadas a la contabilidad, si no cualquiera que recolecte grandes cantidades de información para ser traducida posteriormente  en resultados de gráficos, operaciones a través de fórmulas matemáticas, formularios, etc; es ahí donde Excel se convierte en la herramienta líder ya que permite trabajar de manera eficiente con grandes cantidades de información automatizando aquellas tareas que de otro manera solo resultarían en mas tiempo dedicado a dicho tarea.

Un profesional que cuenta con bases fuertes de conocimientos de Excel se vuelve tan importante para una empresa como aquel que habla Inglés.

¿Cuáles son los temas más solicitados por los profesionistas?

1.- Tablas Dinámicas.
La tabla dinámica es una tabla interactiva que permite resumir grandes cantidades de datos. Aunque la característica principal de este tipo de tabla es que puede cambiar su aspecto, el objetivo principal es arrojar información de una manera simple, basta con hacer un movimiento sobre algunos de los encabezados hacia las secciones en las que se puede dividir la tabla y habrá arrojado la información solicitada, información que de otra manera tomaría más tiempo y además reduce el margen de error puesto que estos los resultados son arrojados por el mismo Excel y no por el usuario.
Muchos de los cursos que me ha tocado impartir de manera particular han tenido que ver con este tema, debido a la optimización de tiempo que ofrece a las empresas está herramienta de Excel, así que lo próxima vez que tengas la oportunidad de tomar un cursó sobre Excel no dejes de poner mucha atención a las herramientas relacionadas a la Tabla Dinámica.

2.- Funciones Lógicas
Su nombre ya nos dice algo de lo que tratan, tiene mucho que ver con la lógica de lo que está resolviendo. La función "SI" es la principal, desde mi punto de vista este tipo de fórmula es la que más vale la pena comprender, aquel que comprenda está fórmula y sea capaz de resolver alguna situación mediante la misma podrá resolver cualquier tipo de situación que requiera de uso de la lógica. Normalmente es una de las fórmulas que menos quieren y más estresan a las personas que están aprendiendo Excel, debido a que requiere de un esfuerzo mental, la mayoría de las herramientas informáticas nos han acostumbrado a realizar las tareas de manera más automatizada, trabajar con este tipo de fórmula que requiere toda nuestra atención nos aleja de aquella comodida a la cual ya nos hemos acostumbrado, lo cual arroja estrés y frustración. Algunos consejos para poder aprender y aprovechar este tipo de herramienta son:

La actitud inicial es importante
Cuando nos enfrentamos a un problema es muy importante la actitud que tienes ante él. ¿Estás ansiosos por resolverlo o no tienes gana ninguna? ¿Tus condiciones físicas (cansancio, sueño, etc..) son las adecuadas? ¿Tienes curiosidad, disposición de aprender, gusto por el reto?

Ten confianza en tus capacidades
Con frecuencia, no es necesario saber mucho para resolver bien un problema. Basta con pensar correctamente. Actúa, pues, sin miedo, con tranquilidad, convencido de que está a tu alcance.

Sé paciente y constante
No abandones a la menor dificultad. Si te quedas atascado, no te des por vencido; piensa un nuevo enfoque del problema. Cada problema requiere su tiempo. 

Concéntrate en lo que haces
Resolver problemas es una actividad mental compleja. Requiere poner en tensión todos nuestros resortes mentales.

Busca el éxito a largo plazo
Aprender a resolver problemas es un proceso lento. Los frutos tardarán un cierto tiempo en llegar pero cuando notes los progresos sentirás una gran satisfacción.

3.- Gráficos
Los gráficos son una manera visual de representar datos numéricos, normalmente para exponer, presentar estadísticas, o dar razón de algunos gatos o movimientos realizados por la empresa.
Es uno de los temas más sencillos aunque no menos importantes. Seguramente aquel profesional que requiere del uso de gráficos en su trabajo es porque tiene un puesto muy importante. Realmente los métodos para crear un gráfico se resumen a dos, usando la tecla de función F11 o mediante una serie de pasos seguidos a través de la cinta de opciones, una vez realizado el gráfico lo que sigue es personalizarlo con las mismas herramientas que nos irá arrojando Excel. Existen otra variación de gráfico como lo es el gráfico dinámico cuya característica principal es el mismo de la tabla dinámica, cambiar su aspecto, pero en todo lo demás es lo mismo y su objetivo también.

4.- Formularios
Los formularios son una especie de ventana con controles para el usuario final (capturista) pueda introducir datos de una manera más instructiva. Existen dos tipos de formularios: Formularios impresos y Formularios de pantalla.
Los Formularios impresos son aquellos que se diseñan en la computadora pero que serán llenados a mano, es decir serán impresos para trabajar de manera física con la información.

Los Formularios de pantalla son diseñados en la computadora y se llenan en la misma, solo se trabaja de manera digital.
Para diseñar alguno de ellos habrá que seguir una series de pasos para poder tener disponibles las herramientas, Excel no muestra estás herramientas de manera predeterminada, debido a esto podemos decir que el tema de los gráficos entra en  el concepto de avanzado, aunque esto no significa que sea difícil diseñar alguno de ellos.

5.- Macros
Son un conjuntos de instrucciones que se ejecutan de manera secuencial por medio de una orden de ejecución, claro esta que una Macro puede invocar a otras, logrando de esta forma obtener operaciones cada vez mas complejas.

En el caso de Excel el lenguaje empleado para el uso de Macros es VBA (Visual Basic para Aplicaciones), Excel cuenta con un "Editor de Visual Basic"  o también conocido como "Editor de VBA" que permite la creación, y/o mantenimiento de las Macros que se tengan disponibles.

¿Para qué sirve una Macro en Excel?

Las Macros en Excel son útiles entre otras cosas por que permiten la automatización de tareas repetitivas, por ejemplo si se da cuenta que todos lo días se encuentra creando la misma tabla dinámica (pero con distintos datos), o colocando el mismo formato a una hoja, entonces es el momento de automatizar dicha labor por medio de Macros.

¿Quienes necesitan aprender Macros?

• Cualquier persona que requiriese optimizar sus planillas
• Programadores Ingenieros Analistas
• Estudiantes Universitarios o de Escuelas
• Personal de Recursos Humanos, Administrativos, Contadores y Auditores, Coordinadores, Bodegueros, Secretarias, Jefes, Gerentes, Mandos Medios y creadores de informes.

Si te interesa aprender Excel ya sea en un nivel básico, avanzado, alguno de los temas descritos aquí en este blog, puedes mandar un correo a la siguiente dirección: jesus.uriarte@outlook.com

L.I. Jesús Adoniram Uriarte Tarín